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埃林哲研究院|醫療器械行業骨科訂單管理平臺系統
為幫助醫療器械流通企業更好的應對復雜多變的行業環境，抓住發展機遇，規范業務流程和提高管理水平，埃林哲行業研究院針對骨科業務特點，打造出符合醫療器械行業規范的骨科訂單管理平臺系統，作為埃林哲醫療器械行業整體解決方案中業務中臺的重要組成部分。
接下來我們從行業核心需求，平臺功能介紹，典型案例及適用行業等方面對其進行分析。
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行業核心需求分析
醫療器械流通企業首先需要符合國家的質量管理規定；其次，骨科手術業務作為一種細分業務場景，又具有其特殊的痛點；主要包含以下兩個方面的需求：
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?GSP合規性要求
合規不僅是法律合規，還包括了生產，質量等合規，隨著相關政策法規的陸續出臺，應當意識到醫療器械流通企業在GSP合規性改造上，需要做很多質量相關的完善與改進工作，他們至少需要在如下方面努力：
- 滿足國家質量法規要求；
- 實現對商品和客商（生產廠家或總代）證照管理、效期提醒及經營范圍控制；
- 支持商品批次的全過程監督與記錄；
- 對經營過程中發現的質量疑問進行控制
骨科手術業務管理難點
骨科手術業務的實際業務處理中，缺乏有效的信息化手段支撐，管理難度大，具體包括如下幾個原因：
1） 訂單管理不規范
醫院器械師，每天上午需要跟隨醫生查看病人情況，了解手術安排，后面大多時間進行手術跟臺，沒有集中的時間和設備進行單據錄入，大多通過微信群、電話或手寫單據的形式，將手術需要使用的耗材、工具等提供給倉庫人員；而且由于器械師不了解實際庫存情況，需要反復與倉庫人員進行溝通確認。
整個訂單管理流程缺乏記錄、工作效率低、容易因缺件/錯件引發醫療事故，為企業帶來風險。
2）人員專業要求高
骨科高值耗材種類繁多，而且隨著新技術的應用，產品也在不斷更新，器械師需要隨時學習最新的產品信息和熟悉產品使用，并且承擔對醫院工作人員的培訓責任；而且每一臺手術都需要針對患者具體情況配備對應的耗材、工具等，目前線下管理的方式，也提高了對倉儲配貨人員的要求，需要他們能夠高效準確的完成配貨、發貨一系列操作；這些都增加了企業培訓投入和用人成本。
3） 庫內管理難度高
骨科產品主要分為脊柱、創傷和關節三大類，具體植入物有骨釘、鋼板，其中以骨釘管理最為困難，因為實物批號都是刻在骨釘頂端，需要借助放大鏡才能查看，傳統的列表形式不方便查看以及和實物匹配，使得庫內的管理水平和效率難以提升。
4） “雙向物流”管理滯后
骨科手術物流情況為倉庫配貨、揀貨->第三方物流運輸->醫院器械師簽收->跟臺手術->寄回倉庫->倉庫簽收并核對消耗，骨科手術不能精確的定位具體需要哪個規格的耗材，所以每臺手術都需要預備一整套的耗材、工具，以備手術時使用，最終患者使用的以及醫院結算的只是一小部分。目前對于這種出返庫的流程的狀態追蹤不到位，而且最終返庫結果是人工核對，缺乏系統管控，容易產生誤差。
5） 組包狀態追蹤不及時
釘盒、耗材包、工具很多時候是需要反復使用的，很多時候器械師會選擇不寄回倉庫，以備后續手術使用，長期滯留在外會導致丟失的風險提高；而且都是通過線下方式進行溝通，倉庫人員不能很清楚的知道實物的情況，盤點核對時也會受到影響。
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骨科訂單管理平臺功能
骨科訂單管理平臺主要包括以下功能模塊：基礎數據、耗材包、釘盒管理、庫存管理、手術業務管理、工具管理、記錄查詢，并且支持APP端使用，詳細的整體框架圖如下：
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圖1.1 骨科訂單平臺整體框架圖
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骨科訂單管理平臺的主要處理骨科手術跟臺業務，從器械師在線下單，到部門經理審核，倉庫人員配貨及掃碼出庫，手術結束返庫結算，埃林哲梳理出下單、出庫、返庫、結算、手術報臺一體的業務閉環，并且打通與后臺ERP系統的對接，同時包括證照校驗、效期校驗和結算數量核對等控制。具體詳見下圖所示：
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圖1.2 骨科訂單管理平臺手術業務處理流轉圖
核心業務功能介紹
骨科訂單管理平臺通過以下功能幫助企業解決管理難題。
?1、在線下單?
系統支持WEB端和APP端兩個入口進行手術請領單錄入，維護醫院、手術類型、手術部位、配貨倉庫、手術日期等信息，系統根據手術類型跟部位匹配對應的耗材包及釘盒，也可以直接套用預設好手術模板；如果手術需要使用工具，可以創建關聯的工具領用單，選擇手術所需工具。
同時，系統會對公司證照失效、客戶證照失效、商品證照失效、效期失效以及超出經營范圍進行校驗，并進行相應提示，避免質量風險。
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圖1.3 APP下單界面
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2、手術模版應用
在組釘盒、耗材包時可以預設對應的手術部位及類型，再按照醫院/廠家等維度，建立響應的手術模板，在器械師下單，倉庫管理員配貨等環節，都可以使用預設好的模板。
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圖1.4 新建手術模版
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3、釘盒可視化管理
倉庫人員根據實際釘盒，在系統中建立相應的視圖，標明每個區塊包含的骨釘規格，通過掃碼方式添加骨釘，點擊具體孔位可以查看骨釘的詳細信息：坐標、骨釘編碼、規格型號、批號、生產日期等。
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圖1.5 釘盒組裝界面
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實際釘盒并不需要裝滿就可以使用，只需要有手術所需的規格即可，在手機端也支持器械師通過列表形式或釘盒視圖查看釘盒實時狀態。
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圖1.6 手機端釘盒預覽
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4、訂單全流程管理
手術請領單狀態與倉庫配貨單狀態實時互動，器械師可以通過移動APP實時查看倉庫的處理進度，并進行簽收操作；倉庫人員在出庫、返庫環節均使用掃碼操作，并且出庫環節支持整包出庫；返庫操作時，系統支持“掃消耗”和“掃返庫”兩種模式，并生成對應的結算預覽，確認后系統自動生成結算單，由商務人員處理后傳至后臺ERP系統中生成銷售單，完成財務處理。
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圖1.7 返庫結算預覽
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5、庫存狀態查詢
倉庫預組的耗材包、釘盒、工具組等均可以查看當前的狀態，并提供相應的明細查詢界面，定位到具體占用的單據，匹配到每個釘盒具體的持有人。
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圖1.8 釘盒狀態查看
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以及可以查看每個批號商品具體的組包數量、配貨數量、出庫數量、待結算數量、可供量等細化信息。
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圖1.9 庫存明細使用情況查詢
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系統還建立了以工具領用->工具領用出庫->工具歸還入庫為核心流程的整個工具管理流程，實現了對工具庫存、手術領用和經銷商借貨的管理。
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圖1.10 工具管理流程
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骨科訂單管理平臺收益
基于醫療器械行業特色搭建的業務中臺-骨科訂單管理平臺，在符合行業要求的前提下，能夠更好的適應骨科手術業務的實際業務處理，主要具備的優點和為企業帶來的收益如下：
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? 快捷的APP下單
器械師原本需要在每周、每月集中2小時左右補錄單據，由于距離手術日期較久遠，容易導致一些信息錯誤，現在可以全天隨時隨地下單，以及手機APP還支持查看庫存商品信息，提高對醫院的服務水平，下單可用時間提升80%以上，數據的及時性和準確性也得到保證。
倉庫人員也可以完全按照系統既定流程操作，部門內分工以及部門間銜接明確，倉庫人員上手時間降低到1周內。
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? 高效的掃碼功能
減少商品信息手工錄入，支持掃碼識別、整包出庫、釘盒可視化等，都提高了庫內工作的處理效率，相應的工作時間可以減少70%以上；結合釘盒的可視化界面，也大大提高了倉庫核對效率和準確性；符合《醫療器械唯一標識系統規則》對醫療器械行業的要求。
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? 支持與ERP系統無縫對接
打通基礎數據、庫存信息和結算單據等接口，提高系統集成程度，數據信息準確，實現了業務中臺與ERP后臺的數據互通，既加強了骨科訂單管理平臺對質量合規的管理，也避免了需要在兩個系統重復錄單的工作，減少了人工制單的出錯率。
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? 完全符合GSP法規要求
對于GSP法規對客商證照的要求，客商經營范圍的要求及商品證照的要求等，骨科業務管理平臺提供了完整的合規性控制和處理。
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? 業務全程可追溯，降低醫療事故風險
手術請領單、手術配貨單、手術結算單和ERP銷售單都會記錄原始需求來源，以及每個操作環節的操作人信息，并且系統會在各個環節進行必要的業務管控；方便定期的單據查詢、跟蹤、追溯，保證單據間的對應關系清晰可查，對賬效率提高25%；并且在遇到醫療事故時，能夠更好的定位問題根源，減少企業運營風險。
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典型案例及適用對象
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典型案例：
中國醫療器械有限公司(CMDC,簡稱“國藥器械”)，始建于1966年，隸屬于國藥集團，是其醫療器械板塊的主力軍。國藥器械有分子公司200多家，年銷售額300多億，產品覆蓋醫療器械所有領域，同時也是國內最大的醫療器械商業流通企業。
埃林哲幫助國藥器械打通了供應鏈和財務前后端的管理，建立了以ERP系統為核心的統一信息化管理平臺，實現了從業務到財務一體化的管理，并且全面符合質量合規要求。截止2019年底已經推廣200多家分子公司，實現集團全覆蓋。
在此基礎上，國藥器械開始加強業務運營精細化管理，骨科業務訂單管理平臺就是埃林哲為其全新打造的業務中臺系統之一，系統上線后，幫助國藥器械實現骨科業務全流程精細化管理，打通與ERP系統之間數據流轉、規范了業務訂單數據以及提高了庫內操作效率。
適用對象:?
所有具有手術跟臺業務、需要實現庫內掃碼管理的醫療器械流通企業。
滬公網安備：31010502004192號